2022/01/18

退職の流れ・スケジュールや必要な手続き・書類や円満退職の心構え

移籍・転職が決まったら、滞りなく進めるために、現在の会社で退職の手続きをしなければなりません。慣れない手続きで戸惑う場合もあれば、上司が退職届の受理を渋るなど予想外に手間取る場合もあるため、退職手続きは余裕を持って計画的に進めましょう。

本記事では退職に関する手続きや退職交渉をする際の注意点など、スムーズに退職するポイントについてまとめて解説します。退職交渉で想定される主なトラブルへの対処法も紹介するので、参考にしてください。

退職から転職までの基本的な流れ・スケジュール

スムーズに退職するためには、退職の意思表示や退職届の提出、入社手続き、挨拶回りや業務の引き継ぎ、退職・転職の準備などが必要です。ここでは、退職から転職までの基本的な手続きとその流れやモデルスケジュールについて解説します。

退職の意思表示

退職したい旨を直属の上司に口頭で伝えます。この時に注意すべきことは次の2つです。

- 上司がすんなりと退職を認めてくれない可能性を想定し、確固たる意志を持って交渉する
- 退職理由としては前向きな内容のみを伝え、会社や上司への不満は口にしない

上司に退職したいと言えば、慰留されたり、引き継ぎにかかる時間的コストに難色を示されたりする可能性があります。強い意志を持って交渉に取り組まなければ、退職のチャンスを逸することになりかねません。

また、会社への不満を口にすれば退職を思いとどまらせるために待遇改善の提案をされる可能性もありますが、それは長い目で見ると良い結果にならないこともあります。例えば、一度昇給してもらえても後から減給になったり、その後は昇給が頭打ちになったりといったことが考えられます。

なお、本記事では退職時に起こりがちなトラブルや必要な対処法について、事例も交えて解説しています。詳細は記事後半の「退職交渉の心構えと伝え方」や「【事例】退職交渉・退職時に転職先を伝えるのがNGな理由」をご覧ください。

退職届の提出

就業規則に従って、所定の時期までに退職届を提出します。会社が定める退職届の書式がある場合はそれを利用してください。退職届の書式が特に定められていない場合の書き方については、後ほど具体的に解説します。

退職届を提出したら業務引き継ぎを開始しましょう。上司とも相談のうえ、スムーズに後任へ引き継ぐための計画を策定します。

入社手続きの確認

退職予定日の15~30日前までを目安として、転職先の企業へ入社手続きに必要な書類を確認してください。住民票や源泉徴収票などが必要な場合もあるため、余裕を持って準備を始める必要があります。

挨拶回り・身辺整理

退職予定日の3日ほど前から当日にかけて、取引先や上司などお世話になった方々へ退職の挨拶を忘れずに行いましょう。在職中に築いた人脈が退職後も役に立つケースを想定し、良い関係を維持したいものです。

後任への業務引き継ぎなどに漏れがないかも再確認しておきましょう。

退職・転職への準備

会社に返却する物品や会社から受け取る受領書類を確認します。

一般的な返却物は、身分証明書(社員証、健康保険証など)・名刺・社用パソコンや社用携帯電話など会社から貸与された書類や備品です。一般的には退社日までに手渡しで返却しますが、会社が許可すれば退社後に郵送(書留・簡易書留)で返却することもできます。

また、転職に必要となる受領書類には離職票・雇用者保険被保険者証・年金手帳・源泉徴収票などがあります。不足しているものがあれば会社の人事課へ請求しましょう。

退職届の書き方

ここでは、退職届に使用する筆記用具や文例など、退職届の一般的なルールを紹介します。

退職届で使用するもの

会社指定の退職届用紙、または、B5あるいはA4の白い便箋を使用して書き、白の封筒(無地)に入れて提出します。筆記用具は黒の万年筆またはボールペンを使いましょう。

退職届の文言

退職届の文言は以下の通りです。

「退職届
私儀
このたび、一身上の都合により、勝手ながら、令和××年×月×日をもって退職いたします。
(提出の日付)(所属部署)氏名(捺印)
株式会社●●●● 代表取締役 〇〇〇〇殿」

封筒の表には「退職届」、裏には所属部署と氏名を記載します。退職届を上部が上に重なるように3つに折りたたみ、用紙の上部右端が封筒表の上部に来る向きで封筒に入れ、糊付けした後に「〆」と記載してください。

退職時のチェック項目と転職への備え

ここでは、退職時のチェック項目をまとめています。手続きに漏れがないかチェックする際にお役立てください。

1.報告・引き継ぎ

退職時の報告や引き継ぎに関連してチェックしておきたい項目は以下の通りです。

- 上司への報告:上司に退職意思を伝え、退職交渉を行う
- 退職届の提出:提出のタイミングや提出先を確認
- 業務引き継ぎの相談:上司と後任を誰にするか・引き継ぎ内容などを相談
‐ 業務引き継ぎ計画の策定:打ち合わせをもとに引き継ぎスケジュール・内容などを策定
‐ 退職日・最終出社日の決定:スムーズに入社するためにも退職日と最終出社日は具体的に決めておくことが重要
‐ 後任への引き継ぎ:引き継ぎ内容の整理やマニュアル作成、取引先に同行して引き継ぎ挨拶をするなど

2.返却物

次に、退職時の返却物についてチェックしておきたい項目は以下の通りです。

- 身分証明書(社員証など)
- 名刺
- 会社から貸与された備品(社用パソコン・社用携帯電話・制服・社章など)
- 健康被保険者証
- 通勤定期券
‐ 業務で作成した資料・収集したデータなど

資料やデータなどについては、機密情報の漏えいを避ける必要があるため、返却と廃棄のどちらが適切かは上司に確認しておきましょう。

3.受領物

最後に、受領すべき書類についても確認しておきましょう。

- 離職票
- 雇用者保険被保険者証
- 年金手帳
- 厚生年金基金加入員証
- 源泉徴収票

退職交渉の心構えと伝え方

退職の際、最初の関門となるのが上司への退職交渉です。ここでは、退職交渉の注意点として、「伝えるべきこと」「伝える必要がないこと」「会社の要求への対処法」「退職を承諾してくれない場合の対処法」について解説します。

退職交渉で伝えるべきこと

退職交渉では、退職する意思、退職予定日、引き継ぎ計画の見通しを上司に伝えます。上司に退職を思いとどまるように言われたり難色を示されたりするケースが想定されるため、何を言われても揺らぐことのないよう、強固な意志を持って臨みましょう。

上記をふまえ、転職先への入社に支障をきたさない範囲で、会社の都合にも臨機応変に対応することも円満退社のために大切です。退職日や最終出社日、引き継ぎについては上司とよく相談しましょう。

退職交渉で伝える必要はないこと

会社の待遇への不満などネガティブな要素については、上司を不快にさせるか慰留の口実を与えるだけなので、退職交渉で伝えないほうがよいでしょう。

また、転職先の企業名・部署名・業種・所在地など、転職先の情報には言及しないでください。特に、マネージャー・経営層が転職・移籍する場合、転職先企業名は会社に伝えてはなりません。「競合に引き抜かれた」「顧客基盤を競合に持っていかれる」といった不信感を与えたり、企業間のトラブルに発展したりするおそれがあります。

一般的な転職でも、転職先が競合や取引先などの場合は転職先企業名を濁しておく方が無難ですが、影響が少ない場合はその限りではありません。

現職の勤め先からのよくある要求と対処法

転職交渉に際し、会社から以下のような要求が受けるケースが多数ありますが、いずれも応じる必要はありません。判断に迷った場合はその場での対処は避け、担当のエージェントに相談しましょう。

- 事例1 退職意思を示したところ、「競業避止契約書」に署名するように言われた
- 事例2「自社で獲得した顧客を他社に持っていかない」という旨の書類を書くように要求された

いずれも、強制する権限は会社にありません。

- 事例3「転職先に年金手帳などの必要書類を送るために、転職先の社名が必要」と言われた
- 事例4「健康保険の切り替えのために、転職先の社名が必要」と言われた

住民税・年金・健康保険など行政手続き上、会社に転職先を伝えなくても手続きが可能なため、伝える必要はありません。

退職を認められない時は

雇用契約の解約は民法で保護された労働者の権利です。民法第627条1項において、以下のように定められています。

「当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から2週間を経過することによって終了する。」

【出典】e-Gov 法令検索「民法 第六百二十七条(期間の定めのない雇用の解約の申入れ)」

よって、万が一、会社が理由をつけて退職を認めないとしても、退職を申し出てから2週間が経てば、いつでも退職が可能です。ただし、会社によっては退職の申し出時期を退職の1~2ヶ月前と規定している場合もあります。従う法的義務はありませんが、転職に支障がなければ社内規定に沿って退職日を決める方がトラブルを回避できるでしょう。

転職時の退職交渉で想定される4種類のトラブルと対処法

退職交渉で想定される主なトラブルとは、以下の4種類です。

- 退職日の延期の要求
‐ 引き継ぎへの難色
‐ 上司・社長による退職届の不受理
‐ 競業避止義務の提示

各トラブルの内容や対処法について以下で解説します。

1.退職日の延期の要求

主な退職トラブルの1つとして、退職日が決定した後から「退職を数ヶ月後に延期してほしい」と会社から要求されるケースがあります。しかし、後述するように退職の延期には多くのデメリットがあるため、業務の引き継ぎ計画や後任の採用計画などを上司に説明し、延期が不要である旨の理解を得ることが重要です。

一度決まった退職日を延期すると、転職先の上司・同僚・部下からの信頼を損ねるおそれがあります。最悪の場合、転職先が転職意思を疑って他の人材をスカウトする事態を招き、転職の話が白紙になる場合もあるのです。現在の会社の都合より、転職先での評価や影響を優先するようにしましょう。

「転職の話を進めていたから退職交渉をしたのに、会社との交渉が長引くうちに転職の話がなくなってしまった」「一度、退職交渉をしてしまった会社ではロイヤリティーが下がり、その後の昇進に悪影響が及んだ」といったトラブルも起こり得ます。それを回避するためにも、一度決定した退職日の延期は避けてください。

万が一、予定通りの退職が困難になりそうな場合は、早めに担当エージェントへ相談しましょう。

2.引き継ぎへの難色

「今の業務は他の者には任せられない」といった理由で、上司から引き継ぎへの難色を示されるケースもあります。これまでお世話になった会社や上司へ恩義を感じている場合などはつい、情にほだされてしまいそうになるかもしれません。しかし、以下で述べる「引き継ぎのメリット」を念頭において冷静に対応し、退職意思が変わらないことを明確に伝えてください。

どれほど有能で経験豊富な人材だとしても、1人の退職によって企業が受けるダメージは一時的なものにすぎません。上場企業などでは特に、1人が欠ければ業務がストップする体制を監査法人が許可せず、安定した体制作りが求められています。

後任の教育にしても、優秀な担当者がいる限りは強化されないことがあります。担当者がいなくなる事態になって後任教育の必要性が高まれば、後任は周囲のサポートを受けながら成長し、スキルアップにつなげる機会を得られるでしょう。それは、会社にとっても後任にとっても良い変化なのです。

3.上司・社長による退職届の不受理

直属の上司が退職届を受け取ってくれないケースもあります。そのような場合は、人事部や社長へ直接、退職届を提出してください。社長に退職交渉をしても退職届を受け取ってくれない場合には、所轄の労働基準監督署(労基署)に相談するという手段もやむを得ないでしょう。

万が一、会社が何らかの理由を持ち出して退職を認めないとしても、上述したように、「退職の申し出がいつでもできること」「退職の申し出から2週間が経過すればいつでも退職できること」が民法で認められています。職業選択の自由は憲法でも保障された権利であり、不当な退職の申入れの拒否は認められません。

上記にもとづいて、毅然とした態度で退職交渉に臨んでください。とはいえ、今後に人脈を役立てようと考えるなら円満退職できるに越したことはないため、冷静かつ穏便に交渉することが重要です。

4.競業避止義務の提示

退職交渉の際、「競業避止契約に抵触するため退職を認めない」と言われるケースもあります。

競業避止契約とは競合他社への転職を制限する契約です。競業避止契約が妥当な内容か(裁判で争った場合に有効かどうか)の判断は原則として個々の事案毎に行われます。

ただし、職業選択の自由は憲法でも保障されている権利です。会社が競業避止契約の有効性を主張するためには、その合理性を証明する必要があります。そのポイントとなる主な内容は以下の通りです。

- 転職を制限される業務の範囲
- 転職を制限される期間
‐ 転職を制限される地域
‐ 競業避止契約の対象となる役職
- 競業避止契約の代償措置が給与額などに反映されているか

競業避止契約の判例では、企業の主張が認められたケースもあれば、転職を希望する方の主張が認められたケースもあります。つまり、競業避止契約といっても、必ずしも有効と判断されるものばかりではないということです。

上記をふまえ、会社から競業避止契約を持ち出された場合も鵜呑みにせず、交渉する余地があります。解決が難しい場合はスカウトサービスや弁護士事務所に相談してみるとよいでしょう。

【事例】退職交渉・退職時に転職先を伝えるのがNGな理由

ハイクラス層がスカウトやヘッドハンティングを受けて転職する場合、会社に転職先の企業名を伝えるべきではありません。その理由は、以下の3つのような問題の発生が想定されるためです。

- 会社同士のトラブルで内定取り消し
- 取引先との関係破綻
‐ 間接的に上層部に伝わり退職交渉が長期化

各理由について以下で詳しく解説します。

会社同士のトラブルで内定取り消し

競業他社に転職する場合、それを会社に伝えたことによって、社員を引き抜かれることに立腹した現職の社長が転職先に抗議するなど会社同士のトラブルに発展するおそれがあります。

その結果、転職先の内定が取り消されるケースも起こりえます。そうなったとしても現在の会社に戻れない可能性があるため、最悪の場合、これまで築き上げてきたキャリアを失うといった事態を招くかもしれません。

取引先との関係破綻

取引先に転職する場合、現職の社長から「うちの大切な社員を引き抜くなら、そちらとの取引を停止する」といったクレームが入る可能性があります。

それによって、転職先が取引先との関係維持を優先するなら、転職の話が取り消されるかもしれません。貴重な人材のヘッドハンティングを優先してくれるとしても、会社同士の関係破綻を招く結果になります。

間接的に上層部に伝わり退職交渉が長期化

スカウトやヘッドハンティングを受けて転職する場合、親しい同僚や部下にも転職先を言わないほうが賢明です。間接的に上司や社長に伝わる可能性を否定できず、社長が「その会社に転職するなら退職を認めない」と言い出すおそれがあります。

退職交渉が長引けば、転職先からの評価にも影響しかねません。身近な同僚・部下には転職することを伝える必要があるかもしれませんが、転職先に関する具体的な情報は漏らさないように注意しましょう。

退職交渉の注意点とは?スムーズに退職する4つのポイント

ここでは、退職を円満に進めるためのコツや主な注意点として、以下の3つについて解説します。

‐ 転職先を特定しうる情報は伝えない
‐ 職場環境・待遇への批判を避ける
‐ 退職まで誠意を見せる

1.転職先を特定しうる情報は伝えない

スカウトやヘッドハンティングを受けて転職する場合、転職先を現職の会社に伝えると転職先の機密情報漏えいにつながるため、転職先の企業名・部署名・職務内容については絶対に伝えてはなりません。

スカウトやヘッドハンティングとは、経営課題を解決するために企業が行うものです。つまり、転職先の目下の課題や弱点を現職の会社に漏らすことになります。

また、スカウトサービスについてネガティブなイメージを抱く経営者も未だに少なくありません。転職を妨害されるケースもあるため、スカウトサービスを利用して転職することも絶対に伝えないようにしましょう。

2.職場環境・待遇への批判を避ける

現職の職場環境・待遇への批判をすれば、現職における人間関係の悪化により、不当に転職を妨害されることも考えられます。転職先での待遇に言及することも間接的に現職への不満を表すことになるため、同様に避けてください。

また、現職の待遇に対する不満を伝えれば、慰留のために一時しのぎの待遇改善が行われる可能性もありますが、後述する通り、慎重に判断すべきです。引き留める口実を会社に与えないためにも、現職への不平・不満は伝えるべきではありません。

3.退職まで誠意を見せる

円満退職するためには、退職日まで職責を果たす意思を伝え、誠意を持って業務に取り組むことが大切です。退職交渉においても、「最低限、やるべきことはやる」「誠意を尽くして業務引き継ぎを実行する」という意思をしっかりと示しましょう。

理想としては、業務引き継ぎの具体的なタイムスケジュールを提示し、退職交渉を受ける上司の懸念を解消することが最善策です。

現職に長年勤務してきた方などは、転職することに罪悪感を覚えることもあるかもしれません。しかし、企業とは本来、社員が交代しながら長く続く想定で運営されるものであり、退職者が出ることは自然な流れです。適切な引き継ぎを行った上での退職・転職は非難されるべきものではありません。

わだかまりなく退職・転職するためにも、退職までは現職におけるベストを尽くしましょう。

4.好条件での引き留めには慎重に

昇給や昇進など好条件を提示されて引き留められるケースもありますが、それが果たして長期的に有利になるかについては慎重に判断すべきです。

好条件で引き留められて退職を思いとどまったとしても、その条件に伴う実績を上げられなければ減給されるかもしれません。あるいは、その後の昇給・昇進ペースが遅くなる可能性もあります。そうでなくても、一度は退職意思を表明したことで会社への忠誠心が低いとみなされるでしょう。

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