2022/03/04

退職願・退職届の書き方・記載例・8つのポイントと提出時期やよくある疑問

移籍・転職が決まり現職を退職するにあたって、退職願または退職届を作成し提出する必要があります。しかし、退職願や退職届は頻繁に書くものではないため、書き方がわからないこともあるでしょう。本記事では退職願・退職届の書き方や記載例を紹介したうえで、記載すべき8つのポイントと提出時期、よくある疑問など、退職願・退職届に関するハウツーをまとめて解説します。転職活動をされる方は、ぜひ本記事の内容を参考にしてください。

「退職願」「退職届」を作成・提出する前に確認・検討すべきポイント

退職願や退職届を作成・提出する前に、以下の3点について確認・検討する必要があります。

- 退職理由
- 会社の就業規則・委任契約書
- 会社に説明する手順

各ポイントについて以下で解説します。

退職理由

退職の意思を伝える際は、慰留されても揺らがないように強い意志を持って臨むべきです。退職したい理由をしっかりと確認しておきましょう。

会社側へは「一身上の都合により退職したい」と伝えるだけでよい場合もありますが、具体的な理由を聞かれる可能性もあります。その時にどのような伝え方をするか、あらかじめ考えておきましょう。

退職理由は「自分のスキルをより活用したい」など、前向きな理由を述べるのがベストです。現職への不満を口にすれば慰留の口実を与えることになり退職への過程が滞るため、おすすめできません。

会社の就業規則・委任契約書

一般社員など多くの人は会社と雇用契約を結んでいるため、就業規則を確認のうえ、退職届の提出方法や退職時期などをあらかじめ確認しておきましょう。

一方、取締役や監査役などの役職者の場合、会社と締結している契約は雇用契約ではなく、「委任契約」となります。委任契約の場合は就業規則ではなく委任契約書で任期その他のルールを確認してください。一般的に、会社役員の辞任には株主総会での承認が必要となるため、その手続きも確認しておくようにしましょう。

会社に説明する手順

会社に退職の意思を説明する手順として、まずは直属の上司に口頭で伝えるのが一般的な方法であり筋です。その後、退職日を決めてから人事・管理部門や担当役員、社長などに辞意を伝えたり、退職願や退職届を提出したりします。ただし、最初から人事や役員・社長に辞意を表明する場合もあり、会社や状況によってケースバイケースです。就業規則などを踏まえて、会社に辞意を伝える手順を確認しておきましょう。

「退職願」「退職届」「辞職願/辞表」の違い

一般社員か役員か、また、退職への過程によって提出すべき書類が異なります。ここでは、「退職願」「退職届」「辞職願/辞表」の違いについて解説します。

退職願

退職願とは、一般社員が退職の意思があることを伝える際に直属の上司などへ提出する書類です。

退職を願い出る時に、必ず書面で退職願を提出しなければならないわけではなく、口頭で伝えるだけで問題ないケースもあります。しかし、あえて退職願を書面で提出することによって退職意思の固さを示せるため、その後の退職手続きをスムーズに進めやすくなる場合もあります。既に転職先が決まっている場合は、けじめをつけるためにも書面で退職願を提出するのがおすすめです。

退職届

退職届とは、一般社員が退職を認められた後に会社へ提出する書類です。会社規定の退職届がある場合や、提出先が上司ではなく人事部宛ての場合があります。会社によって書類フォーマットや提出先が異なるため、社内規定や直属の上司に確認しましょう。提出時期についても同様です。

会社規定の退職届がない場合の書き方については後述します。

辞職願/辞表

辞職願とは、民間企業の社長や取締役など会社と雇用関係にない立場の人が、担当役職を辞職することを願い出る際に提出する書類です。また、公務員の場合も、退職願の代わりに辞職願を提出することになっています。辞職願の書き方は退職願と同じです。

辞表とは、民間企業の役職者や公務員が退職決定後に会社へ提出する書類であり、書き方は退職届と同じです。

「退職願」「退職届」を提出するスケジュール

退職願や退職届を提出するタイミングは退職手続きのスケジュールにより異なります。退職手続きのスケジュールは以下の通りです。

- 退職願の作成/退職意思の表明(2ヶ月前)
退職日の2ヶ月前を目安として退職願を作成し、退職意思を直属の上司に伝えます。

- 退職日の調整(12ヶ月前)
退職希望日の12ヶ月前を目安に、直属の上司と後任者の選定や担当業務の引き継ぎについて相談し、退職日を調整します。

- 退職届の提出(1ヶ月前)
退職日の1ヶ月を目安に退職届を会社へ提出します。

- 業務引き継ぎ・挨拶回り(1日3週間前)
退職日の3週間前から前日にかけて、後任者への業務引き継ぎや取引先への挨拶回りを行います。

- 備品返却・退職(退職当日)
退職当日、あるいは最終出社日に、社員証や社用携帯電話、PCなど、会社から貸与されている備品を返却します。会社によっては退職後に郵送などでの返却を認めている場合もあるため、必要に応じて確認してください。

退職届の書き方

ここでは、退職届を書く際に準備するものや記載すべき8項目、記載例・テンプレート、封筒への入れ方・折り方について、それぞれ解説します。

準備するもの

退職届を書く際に必要な筆記用具は次の3つです。

- 白の便箋(罫線の有無は問わない。サイズは一般的にB5、A4も可)
- 白の封筒(無地)
- 黒のボールペンまたは万年筆(摩擦などでインクが消えるボールペンは不可)

ボールペンのなかには専用消しゴムなど摩擦で消すことができる種類もありますが、退職届には向きません。提出した退職届が時間経過によって消えてしまった場合、退職した会社から再提出を要求される場合もあります。

記載する8つの項目

退職届には以下の8項目を記載する必要があります。

- タイトル
便箋の1行目の中央に「退職届」と記載します。

- 書き出し
便箋の2行目の下部に「私儀」と記載します。

- 退職理由
退職届に具体的な退職理由を書く必要はないため、「一身上の都合により」と記載します。

- 退職日
退職する日の年月日を西暦、または年号を含めて記載します。

- 文末
退職願(辞職願)と退職届(辞表)では文末が異なります。退職願(辞職願)の場合は「退職いたしたく、ここにお願い申し上げます」で、退職届(辞表)では「退職いたします」と記載します。

- 届出年月日
退職届を提出する日の年月日を西暦、または年号を含めて記載します。

- 所属部署、氏名
氏名の下に捺印します。

- 宛名
社名と代表者名を記載します。

記載例・テンプレート

退職届の書き方には一定のルールがあります。退職届の文章例は以下の通りです。

『退職届
私儀
この度、一身上の都合により、勝手ながら20××年×月×日(退職日)を以て退職いたします。
20××年×月×日(提出日)(現職の在籍部署)(氏名・印)
株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長 △△△△殿』

なお、退職願のテンプレートは以下の通りです。
『退職願
私儀
この度、一身上の都合により、勝手ながら20××年×月×日(退職日)を以て退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。
20××年×月×日(提出日)(現職の在籍部署)(氏名・印)
株式会社〇〇〇〇
代表取締役社長 △△△△殿』

封筒への入れ方・折り方

退職願・退職届は三つ折りにして封筒に入れます。便箋の上部が上に重なるように三つ折りし、便箋の上の右端が表面の上部に来るように封入してください。封筒の表書きに「退職願」「退職届」と記載しましょう。

「退職願」「退職届」に関するよくある質問と回答

ここでは、退職願・退職届に関して弊社に寄せられる代表的な質問として以下の3つを取り上げ、それぞれ回答を紹介します。

- 「退職届」「退職願」「辞任願/辞表」の提出はできますか?
- 会社側が退職を受理してくれない場合はどうすればよいですか?
- 「退職届」「退職願」はPCで印刷してもよいですか?

「退職届」「退職願」「辞任願/辞表」の提出はできますか?

退職願であれば、場合によっては弊社が提出を代行できる可能性があります。ただし、退職届や辞任届/辞表の提出に関しては弊社での対応が難しいため、ご自身で提出していただくことが原則です。

会社側が退職を受理してくれない場合はどうすればよいですか?

会社が退職届や辞任願/辞表をどうしても受理してくれない場合は所轄の労働基準監督署(労基署)に相談するという方法もあります。

なお、退職の自由は法的に認められた権利です。民法627条の規定によれば、退職を申し出てから2週間が経過すれば、会社の承諾がなくても退職できるとされています。

「退職届」「退職願」はPCで印刷してもよいですか?

退職届・退職願はフォーマルな書類のため、縦書きで手書きする方法が一般的です。ただし、会社所定の退職届・退職願がある場合は、その書式に従ってください。

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