2022/03/25

円満退職する4つのコツ・流れや印象の良い退職理由の伝え方

移籍・転職をする際は、できるだけ円満退職できるように工夫することが大切です。転職活動をスムーズにするだけでなく、多くのメリットをもたらします。本記事では円満退職のメリットやそのための流れ、退職時によくあるトラブル例と対処法について解説します。これから退職交渉を始める方はぜひ、本記事の内容を参考にしてください。

円満退職をする重要性・メリット

円満退職の主なメリットは以下の4つです。

- 退職手続きをスムーズに進められる
- 精神的な負担を減らせる
- 転職の準備に注力できる
- 現職の同僚との関係を継続しやすい

それぞれのメリットについて以下で解説します。

職手続きをスムーズに進められる

上司や同僚に納得してもらったうえであれば、退職を思いとどまるように説得されることもなく、スムーズに手続きを進めることができます。納得してもらうためには、後任者の選定計画や引き継ぎ計画などを提示し、自分が抜けても業務に支障が出ないようにしっかりと引き継ぐ旨を伝えましょう。

【参考記事】転職にあたり現職・転職先で発生するトラブルとは……対処法や注意点も解説!

精神的な負担を減らせる

退職が決まってから退職日(最終出社日)までは現職の職場で居心地の悪さを感じるかもしれません。退職交渉で揉めている場合はなおさらです。しかし、上司や同僚・部下に理解してもらったうえでの退職であれば、職場において退職日までの期間中も比較的、精神的な負担が少なく済むでしょう。

転職の準備に注力できる

円満退職ができれば退職に際してそれほど負担がかからないため、転職へのモチベーションを維持したまま準備に注力できます。逆に、現職と揉めた状態で退職手続きを進めることには大きなストレスが伴うため、転職の準備も十分にできない状態で入社することになりかねません。

現職の同僚との関係を継続しやすい

現職で得た上司・同僚との縁は貴重なものです。円満退職ができれば、転職後も公私にわたり協力関係を継続しやすくなります。せっかく築いた人脈を転職でみすみす失うことはありません。

円満退職をするための流れ・スケジュール

円満退職をするためには、余裕を持って早めに退職意思の表明や退職交渉、引き継ぎなどを行う必要があります。主な流れ・スケジュールは以下の通りです。

- 退職願の作成・退職意思の表明(2ヶ月前)
- 退職日の調整(12ヶ月前)
- 退職届の提出(1ヶ月前)
- 業務引き継ぎ・挨拶回り(1日3週間前)
- 備品返却・退職(退職当日)

退職希望日から起算して約2ヶ月前に、退職意思を直属の上司に伝えます。口頭で伝えるだけでなく、書面の退職願も提出しておけば、退職交渉を開始した時期の証拠となります。

引き継ぎや転職先への入社日を考慮し、現職の会社と退職日を調整します。早めに行うことが望ましいですが、遅くとも1ヶ月前までには退職日を決定するようにしましょう。

1ヶ月前には社内規定に基づき、退職届を提出します。提出期限や書式は会社により異なるため、上司か人事部へ確認しましょう。

23週間前から後任へ業務を引き継ぎ、社内各部署や取引先・顧客などへ退職の挨拶回りを行います。

最終日は社員証や社章、制服、社用携帯電話やパソコン、社用車のキーなど、現職の会社から貸与されていた備品を返却します。退職当日あるいは最終出社日に返却するのが一般的ですが、後日に郵送で返却できる場合もあるため、人事部などへ確認してください。

円満退職の流れ・スケジュールの詳細はこちらの記事をご参照ください。

【参考記事】退職の流れ・スケジュールや必要な手続き・書類や円満退職の心構え

円満退職につながる退職の切り出し方

退職意思を伝えるタイミングや切り出し方も重要です。円満退職に向けた退職意思表示の時期や伝え方について、以下で主なポイントを紹介します。

切り出す時期は退職希望日の12ヶ月

最初に退職交渉を切り出す時期は退職希望日の2ヶ月前、遅くとも1ヶ月前です。早めに伝えておくことにより、引き継ぎや退職手続きなどを余裕を持って進めることができます。退職は多かれ少なかれ現職に負担をかけることになるため、できるだけ繁忙期を避け、閑散期を選ぶのが理想的です。

まず直属の上司に伝える

退職交渉は、最初に直属の上司に伝えるのが筋です。直属の上司とは、ふだん、業務に関する指示を直接受けている上司を意味します。その後、さらに上位職へ退職意思を伝え、最後に人事部へ伝える流れが一般的です。上位職や人事部への申し出を上司を介して行うのか自分で行うのかは会社によります。社内規定を見るか、上司に指示を仰ぎましょう。

上司との面談のアポをとる

退職意思を伝える際は、朝いちばんでその日の時間を確保してもらうよう直属の上司にお願いしてください。具体的には「折り入ってお話したいことがありまして、〇時から2030分くらいお時間いただけないでしょうか」など、自分から時間を指定して主体的に話を進めることが大切です。場合によっては業務時間外の時間を選ぶほうがよいかもしれません。

あるいは、「今ちょっとよろしいでしょうか」と声をかけ、会議室など個室に呼び出す方法もあります。その際、「今後のことでお話があります」など退職交渉を察知させる言い方はNGです。退職させたくないと考えた上司が取り合ってくれなくなる可能性があります。

また、退職交渉を行う場所は会議室など、外部と遮断されていて2人だけで落ち着いて話せる場所を選んでください。

退職意思の伝え方

退職を切り出す時は、「大変お世話になったのですが」といった感謝を伝えるとともに、「退職させてください」と、明確に退職意思を表明することが大切です。「退職したいのですが」など曖昧な言い方では「相談したいだけで退職意思が固まっているわけではないのか」と誤解されてしまい、退職交渉が停滞しやすくなります。

また、退職理由は「一身上の都合」など個人の都合ということにしておくほうが、慰留されにくくなります。退職日については希望を伝えつつ、現職への負担にならない方向で調整するようにしましょう。

退職交渉の切り出し方の詳細については、以下の記事をご参照ください。

【参考記事】退職交渉の切り出し方・手順と時期・期間の目安は?成功のコツと注意点

円満退職のための退職を伝える5つのコツ

退職意思の伝え方にもコツがあり、円満退職できるかどうかに影響します。ここでは退職意思を伝える際の主なコツを5つ紹介します。

1.嘘は避け前向きで個人的な退職理由を伝える

現職の職場や待遇に関する批判を退職理由として告げることはトラブルを招くリスクが高いため、おすすめできません。別のキャリアに進みたいなど、前向きな理由を伝えるようにしましょう。また、家族の都合など個人的理由を述べると引き留められにくい傾向があります。

退職理由として必ずしも事実を伝える必要はありませんが、できるだけ嘘はつかないようにしましょう。その場しのぎとして嘘が役立つこともありますが、後から嘘が発覚すれば人間関係に悪影響を及ぼす可能性があります。

2.退職意思や退職希望日を明確に伝える

退職交渉においては、曖昧な態度や言動は避けてください。現職の会社に「引き留めればまだ思いとどまる余地がある」と思わせてしまうと、退職交渉がスムーズに進まない可能性があります。強い意志をもって退職交渉に臨み、退職意思や退職希望日を明確に伝えることが重要です。

3.自発的に退職に向けて働きかける

退職交渉は自ら積極的に行う必要があります。上司は基本的に忙しいもので、上司のペースに任せていては退職交渉が後回しにされる可能性があるためです。また、稼働が逼迫している部署の場合、退職意思を伝えても会社側が即座に対応してくれないケースもあります。

退職交渉を会社任せにしたせいで退職手続きが進まず、転職先への入社日に遅れるようなことがあっては大問題です。自分から退職希望日や引き継ぎ予定日などを提案し、会社側の動きが鈍ければ自発的に働きかける必要があります。

4.現職への感謝・誠意を見せる

退職交渉の際は、「退職までにやるべき仕事はできる限り遂行する」という意思をしっかりと見せることが大切です。余裕をもって引き継ぎを行う旨を伝え、着実に実行しましょう。また、引き継ぎシートを作成するなどし、引き継ぎの具体的なタイムスケジュールまで伝えて上司や同僚に安心してもらえる状態が理想です。

5.転職先・移籍先の情報は伏せる

退職交渉から退職までの間、現職の会社関係者には転職先・移籍先の社名などを伏せておくことが原則です。退職前に転職先が知られてしまった場合、社長が社員を引き抜かれることに腹を立てて先方へ怒鳴り込んだ例があります。

そうなれば会社同士の大きな問題に発展するだけでなく、転職の話も白紙に戻ってしまい、職を失うおそれがあるのです。いずれは知られてしまうとしても、退職日までは転職先を知られないようにしておきましょう。

退職時のトラブル例と対処法

現職企業との間に起こることが想定できるトラブルには以下のような内容があります。

- 退職を了承してもらえない
- 退職日を引き延ばされる
- 退職条件の交渉が難航する

その他にも、家族に反対されたり、知人に声をかけられて転職した後に知人が辞めてしまったりといったトラブルや、退職して転職した後に「事前に聞いていた条件や社内風土と異なる」といったトラブルもあります。

退職時のトラブルと対処法について、詳しくはこちらの記事で解説していますので、ご参照ください。

【参考記事】転職にあたり現職・転職先で発生するトラブルとは……対処法や注意点も解説!

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